المتابعة والتقييم للمشاريع والمؤسسات .. كل ما تحتاج لمعرفته

المتابعة والتقييم هي عمليات مترابطة. حيث أن المتابعة هي الجمع المنهجي للبيانات المتعلقة بمؤشرات محددة لمساعدتك على معرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح نحو تحقيق النتائج المرجوة. أما التقييم هو القياس الموضوعي لأهمية أو فعالية أو كفاءة العمليات، وباستخدامهما معا، يمكن معرفة النتائج والدروس المستفادة المتحققة من الجهود المبذولة. من أجل ان يحقق الغاية المطلوبة منه، يجب أن يكون نظام المتابعة والتقييم نظام متكامل، ليس فقط دقيق وموضوعي ولكن يجب ان يعبر عن المنهجية والاحتياجات الخاصة لأي عملية أو برنامج. لابد عمل المتابعة والتقييم في كل مرحلة من مراحل العمليه أو البرنامج كي يتمكن النظام من العمل على نحو فعال.

يقدم فريق المتابعة والتقييم بشركة Accurate Management خدمات المتابعة للمشروعات القائمة بأكثر من مجال وكذلك تقييم الإنجاز به و تقييم فريق العمل القائم بالمشروع حتى تتمكن الشركات/الجهات صاحبة المشروع من معرفة الوضع القائم بدقة ومن خلال تقارير ممنهجة و عمل التحسينات أو التغييرات طبقا لنتائج المتابعة والتقييم حتى يتم إنجاز المشروع بطريقة صحيحة وفى المواعيد المحددة دون حدوث خسارة أو إهدار بالموارد المستخدمة في المشروع و أيضا يقوم فريقنا بتقييم المشاريع التي تم إنجازها وذلك حتى يتم مطابقة المتطلبات بما تم إنجازه الفعل بجانب تحديد الخسائر (ان وجدت) و عمل تقرير مفصل يمكن الاستفادة منه في اجراء التحسينات على المشاريع القادمة.

ما هي مفهوم المتابعة والتقييم

تعتمد المؤسسات على المتابعة والتقييم لكل الخطط ، العمليات و المشروعات.حيث تجري المتابعة والتقييم على مدار دورة حياة المشروع – من مرحلة مقترح المشروع إلى التقرير النهائي الذي يستخدم لتسليم المشروع للعميل. و من الضرورى ان تقوم المؤسسة بتقييم الإستراتيجية والأهداف الخاصة بها وهذا ما يؤدى بالمؤسسة الى التطوير السريع والتميز بين منافسيها. ويأتي ذلك نتيجة تحليل البيانات التي تم جمعها من نتائج العمليات لكل إدارة موجودة بالمؤسسة. لابد ان يتم جمع البيانات بصورة دقيقة وممنهجة طبقا لعدة عوامل خاصة بكل إدارة ومرتبطة أيضا بأهداف المؤسسة، بذلك يمكن عمل تقارير تفصيلية عن كل إدارة أو كل عملية داخل المؤسسة و يتم إقتراح التوصيات لتحسين النتائج حتى يتم عرضها على أصحاب القرار لإتخاذ القرارت اللازمة بشأن كل إدارة. بذلك يتم تطوير العمليات و تطوير المؤسسة بشكل ممنهج و مستمر. 

المتابعة:

هي عمليه دورية لجمع البيانات التى تساعد على قياس مدى تقدم البرامج نحو تحقيق أهدافها، وحصر كل ما يقوم البرنامج بعمله وملاحظة مستمرة لجودة الخدمات المقدمة. وتعتبر المتابعة من إحدى الأنشطة المستمرة داخل البرنامج وتكون جزءا أساسیا من ادارته الیومیة، وهي تتضمن التجميع المنتظم للمعلومات لاستخدامها في مراجعة تقدم وتنفيذ المراحل المختلفة للبرنامج واتخاذ القرارات المناسبة لضمان استمرا العمل وفق الجدول الزمني الموضوع، وكذلك تتضمن التحقق من توفر الموارد المختلفة ومن حسن استخدامها للوصول للنتائج المرجوة. وتشمل عملية المتابعة كذلك التحقق من نوعية وكمیة الأعمال المنجزة ومقارنتها مع  المصروفات.

التقييم:

التقييم هو استخدام طرق القياس لسير الأعمال و المخرجات لدراسة فاعلية البرامج بطريقة منهجية. حيث يعتبر التقييم احد

مراحل دورة البرنامج، والتي تهدف الى التحقق من انجاز الأهداف المعلنة، وتحديد الأثر العام المباشر وغير المباشر سواء على المدى القريب أو البعيد، ويتضمن المقارنة بين المعلومات المتحصلة من داخل البرنامج )ضمن عملية المتابعة) مع المعلومات المأخوذة من البيئة المحيطة بهدف مراجعة النتائج العامة للبرنامج والتعلم منها لتطبيقها في المراحل اللاحقة منها أو في برامج أخرى.

أهمية المتابعة والتقييم للمشاريع والمؤسسات

لماذا المتابعة والتقييم مهمة؟

• تساعدك على البقاء على المسار الصحيح لتحقيق النتائج المرجوة، كما انها تساعد في التعرف على مناطق الضعف في العمليات أو الخطوات وتسمح لك باتخاذ إجراءات تصحيحية.
• يظهر للأخرين ان ما تفعلونه ينتج فرقا – أو إذا لم يكن كذلك، يضع نقاط الضعف والتي تحتاج لتغيير او تحسين.
• تساعدعلى التعلم من وتحسين العمليات و التطوير الدائم بها حتى يقلل من الوقت والمجهود والموارد المستخدمة.

 المتابعة والتقييم منطقية!

عند البدء بتنفيذ مشروع جديد، اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• ما هي الأهداف؟
• ما هي النتائج المرجوة (المخرجات المطلوبة) ؟
• ما هي الموارد التي ستكون ضرورية لتحقيق هذه النتائج؟
• ما هي الأنشطة التي سوف تنفذ لتحقيق هذه النتائج؟
• ماذا ستنتج هذه الأنشطة؟
• ماذا ستكون فوائد هذه المنتجات؟
• ما التغيير الذي سينتج من جراء تنفيذ المشروع؟

 أدوات ومؤشرات المتابعة والتقييم

مؤشرات المتابعة

1- المدخلات Inputs

وتشمل جميع الموارد التي تدخل في العمليات سواء كانت بشرية أو مادية والتي تؤدي إلى المنتج أو الخدمة حيث يجب على المؤسسة استخدام هذه المدخلات بشكل رشيد مقارنة بالمخرجات، وتقاس حسب المعيار التالي:

معيار التكلفة = التكاليف الفعلية / التكاليف المخططة

معيار سلامة الصرف = القواعد الفعلية للصرف/ القواعد النافذة للصرف

2- العمليات Operations

ويقصد بها إن الإنتاج يتم وفق الإجراءات والإرشادات والمواصفات الفنية الموضوعة وطبقا لمستوى الجودة المخطط كما يلي: معيار العمليات= مدى الالتزام الفعلي بالإرشادات والتعلميات/ مدى الالتزام المخطط بالإرشادات والتعليمات.

أما معيار الجودة فهو: معيار الجودة = مواصفات الإنتاج الفعلية / مواصفات الإنتاج المخططة

3- المخرجات Outputs

وهو تقييم مستوى التقدم الذي بلغته المؤسسة باتجاه تحقيق الأهداف الفرعية (Objectives). وتتعدد هذه المخرجات باختلاف الأنشطة والبرامج.
إن تحديد التقدم في عمل هذه العناصر التي تشكل مجموعة (مخرجات برنامج معين) يمكن للمؤسسة الوقوف على اتجاهات أداء هذه العناصر كما هو مخطط وفيما إذا كان هناك قصور فيها أو في احدها يؤثر سلبا على بلوغ الأهداف عند السير في تنفيذ البرنامج حتى اكتماله في نهاية الفترة.

وتقاس كما يأتي: معيار المخرجات = المخرجات الفعلية / المخرجات المخططة.

وقبل البدء بتحديد المعايير اللازمة للمتابعة لا بد من الانتباه إلى عدم الإكثار من المعايير والحرص على أن تكون مجموعة المعايير المختارة واضحة ،قابلة للقياس ، إمكانية توفير معلومات كافية لها، وتيسير عمليات جمعها ومعالجتها بسهولة ودقة.

4- الزمن Timing

ويستخدم هذا المعيار للتأكد من أن الإنتاج يتم وفق التوقيتات الزمنية المحددة في الجداول الزمنية للتنفيذ وحسب الصيغة التالية: معيار التوقيت الزمني= الزمن الفعلي للإنجاز / الزمن المخطط للإنجاز

مؤشرات التقييم

1. مؤشرات النتائج Outputs Indicators:

وتختص بتقييم المستوي الذي بلغته المؤسسة في تحقيق الأهداف الفرعية  والأسستراتيجية، وتقاس كما يلي: معيار تحقق النتائج = النتائج الفعلية / النتائج المستهدفة

2. الكفاءة Efficiency: 

و يقصد بها فيما إذا كان البرنامج قد استخدم الموارد بطريقة اقتصادية مُثلى لإنجاز الهدف. ويأخذ المعيار الصيغة التالية: الكفاءة = كمية المخرجات / كمية المدخلات

3. الفعالية Effectiveness: 

ويقصد بها فيما إذا كان النشاط قد حقق النتائج المرضية مقارنة بالهدف الموضوع. وتقاس كما يلي: معيار الفاعلية= الأهداف الفعلية / الأهداف المخططة

4. الأثر Impact:

وتعني النتائج المتحققة من التدخل في تغيير الحالة سواء كانت المقصودة أو غير المقصودة، إيجابية أو سلبية وتضم الآثار الاقتصادية والاجتماعية والبيئية على مستوى الفرد والمجتمع. وكم يلي: معيار الأثر= الأثر العفلي / الأثر المخطط

5. الاستمرارية Sustainability:

ويراد بها فيما إذا كانت الأنشطة وآثارها سوف تستمر بنفس الجودة والإنتاجية حتى في حالة إجراء تغييرات جوهرية على تلك الأنشطة، أو ايقاف البرنامج كاملة. ويظهر المعيار كما في الصيغة التالية: معيار الاستمرارية= البرامج المنفذة حسب الموارد الفعلية / البرمج المخطط تنفيذها حسب الموارد المخططة.

6. الملائمة Relevance:

ويقصد بهذا المعيار مدی تماشي مخرجات البرنامج وأهدافه مع الأوليات الاجتماعية المطروحة والتوقيت المناسب لتنفيذه، وفيما إذا كانت التغييرات الاجتماعية خلال فترة تنفيذ البرنامج تبرر القناعات التي بني عليها. فالملائمة Relevance هي مقياس لمدى انتفاع المجتمع من البرنامج ومدى ملائمته مع أولويات وحاجات المجتمع المطروحة.
معيار الملائمة = المستوى الفعلي لملائمة البرنامج مع حاجات المجتمع والفئة المستهدفة / المستوى المخطط لملائمة البرنامج مع حاجات المجتمع والفئة المستهدفة

7.معيار الجودة Quality:

ويهتم هذا المعيار في قياس فيما إذا كانت الخدمة أو السلعة المنتجة والمقدمة تتلاءم مع المواصفات الفنية التي تعتمدها المؤسسة وتؤخذ عادة المواصفات الدولية وعلى رأسها ISO9000 في هذا المجال. ويظهر هذا المعيار بالصيغة التالية: معيار الجودة= المواصفات الفعلية للمنتج / المواصفات المعتمدة

أهداف تطبيق نظام للمتابعة والتقييم

زيادة فاعلية المشاريع والبرامج التنموية في المؤسسات غير الربحية من خلال تأسيس آليات وأدوات عمليات المتابعة والتقييم. ولإمداد إدارة المشاريع بالمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب عن أنشطة المشروع بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي للمشروع، ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا تنفيذه، وللمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة التي تتعلق في: الموارد البشرية، الجدول الزمني، الموارد والمصادر الأخرى، مستوى الجودة وكفاءة الأداء والإدارة المالية. وقياس مدى نجاح مشروع أو برنامج ما في الوصول للأهداف التي كان مخططا لها.

الفرق بين المتابعة والتقييم

موضح أهم هذه الفوارق في الجدول التالي:

و وفقا لمنظمه USAID نجد ان هناك اختلاف بين المتابعة والتقييم كما هو موضح بالجدول التالي

الاختلافات بين المتابعة والتقييم:

التشابهات بين المتابعة والتقييم:

يتشابه المتابعة والتقييم في أنهم يتبعوا خطوات متشابهه أساسية:

• الملاحظة وتجميع المعلومات.
• التفكير (تحليل وتقييم الملاحظات).
• اتخاذ القرارات بناء على النتائج.

خدمات المتابعة والتقييم من Accurate management 

نحن فى Accurate Management نقوم بتقديم المشورة قبل بداية المشروع ووضع نقاط المتابعة والتقييم حتى يساعد ذلك على تنفيذ العمليات بصورة صحيحية منذ البداية وتقليل الوقت والمجهود ونسبة الخطأ.

لدينا دقة في جمع البيانات الخاصة بالمشروع وعمل التقارير المفصلة التي يمكن الاعتماد عليها في المشاريع الوطنية والدولية وأيضا ما يخص الاعتمادات والشهادات العالمية.