نظام إدارة الجودة I هو مجموعة من العمليات التي يمكن التعبير عنها في السياسات والإجراءات أو في بعض الصناعات يتم إستخدام ما يسمى بتعليمات العمل و / أو إجراءات التشغيل القياسيةحيث (SOPs) تتعلق بكل جزء من أجزاء التطوير بالمؤسسة ، بدءًا من الأهداف عالية المستوى إنطلاقا الى كل شيء داخل العمليات اليومية. يتم تعريف الجودة: كمفهوم ديناميكي تحدده في النهاية توقعات العملاء ورضاهم. حيث يوفر نظام إدارة الجودة إطار عمل للمؤسسة لإنشاء علاقات العملاء والحفاظ عليها من خلال فهم تفضيلات العملاء واحتياجاتهم. و يتم تحقيق رضا العملاء من خلال تطبيق نظام إدارة جودة راسخ من خلال المواءمة المناسبة للأفراد والعمليات والتكنولوجيا طوال دورة حياة المنتج.
أحد أكثر المعايير المعتمدة عالميًا لأنظمة إدارة الجودة ،هي ISO 9001: 2015 ، و يتضمن سلسلة من مبادئ الجودة التي تنعكس بشكل متكرر في معايير نظام إدارة الجودة ، مثل التركيز على العملاء ، والقيادة ، وإشراك الأفراد ، واتخاذ القرار القائم على الأدلة ، و ما الى ذلك. من الجيد معرفة أنه يمكن تطبيق معايير ISO 9001: 2015 بجميع أنواع الأعمال.
يجب على المؤسسة تطبيق مجموعة متعددة التخصصات من معايير الجودة لتحقيق هذه المبادئ. هناك تسعة عناصر أساسية لنظام إدارة الجودة والتى تشمل أهداف الجودة ، ودليل الجودة ، والمسؤوليات التنظيمية ، وإدارة البيانات ، وممارسات أخرى. أحد هذه العناصر هو السياسات والإجراءات التي سنتحدث عنها في هذا المنشور
ما هي خدمة استشارات السياسات والإجراءات
يهتم نظام إدارة الجودة بجميع عمليات المؤسسة سواء العمليات الداخلية أو الخارجية بالإضافة إلى الأخذ بالإعتبار مجموعة من المعايير التي يجب اتباعها أثناء وضع السياسات والإجراءات
عندما تبدأ في إنشاء نظام إدارة الجودة ، يجب أن تكون الخطوة الأولى هي صياغة سياسة الجودة وملائمتها مع أهدافك.
سياسة الجودة
يمكن أن تكون سياسة الجودة أيضًا رسالة شركتك أو قيمها أو بيان مبادئها. بمجرد صياغة ذلك ، ستتمكن بعد ذلك من تحديد سياسة الجودة للمؤسسة ، من خلال توقعات المديرين التنفيذيين والإدارة العليا وحتى المشرفين والموظفين.
عند إنشاء السياسة ، تأكد من أنها قابلة للتطوير ومرنة في حالة تغيير معايير الأيزو ISO أو تحديثها والتي تحتاج إلى إجراء تعديلات. قد يكون نظام إدارة الجودة للشركات الناشئة مفيدًا في البداية ، ومع تقدمك ، ستحتاج إلى نظام يتوسع معك.
أهداف الجودة
يجب على المؤسسة تحديد احتياجات العملاء للمنتجات أو الخدمات. من بداية تطوير المنتج ، قد تضع المؤسسة سياسة جودة ذات هدف معلن. لذلك ، يمكننا بعد ذلك تحديد مجموعة من أهداف الجودة التي ستؤدي إلى تحقيق سياسة الجودة وتلبية احتياجات العملاء
دليل الجودة
يُعرَّف دليل الجودة بأنه أول توثيق لنظام إدارة الجودة. ينص على إطار نظام إدارة الجودة بالكامل ودور الجودة داخل المؤسسة. تنص متطلبات الأيزو ISO 9001 الخاصة بدليل الجودة على أن هذه الوثيقة يجب أن تحتوي على:
- وصف نطاق نظام إدارة الجودة
- تفصيل متطلبات معايير نظام إدارة الجودة
- شرح سياسة الجودة للمنظمة وأهدافها
- ذكر أي عناصر مستثناة من التنفيذ من قبل المؤسسة في نظام إدارة الجودة
- قائمة سياسات وإجراءات الجودة المحددة المستخدمة داخل المؤسسة
- توثيق مرئي للعمليات الحرجة عبر مخططات التدفق لها
السياسات والإجراءات
يتمثل النهج الرئيسي لنظام إدارة الجودة في وضع إجراءات موحدة وقابلة للتكرار لكل عملية أو قسم داخل المؤسسة. تتطلب معايير إدارة الجودة تحديد وتعريف جميع الإجراءات التنظيمية التي تستخدم أي موارد لتحويل المدخلات إلى مخرجات. يجب أن يكون لكل إجراء مسؤوليات يتم توزيعها على الأشخاص الرئيسيين الذين سينفذون الإجراءات للحصول على المخرجات.
يجب أن تضع الجهود الأولية لتحديد الإجراءات صورة عالية المستوى لكيفية خدمة الإجراءات للمؤسسة وعلاقتها بالموارد مثل الموظفين أو الآلات أو التكنولوجيا. بعد تحديد الإجراءات ، يمكن للمؤسسة البدء في تحديد المعايير ومقاييس النجاح:
- تحديد الإجراءات التنظيمية
- تحديد معايير الإجراءات
- تحديد المسؤوليات
- وضع طرق لقياس نجاح الإجراءات
- توثيق نهج موحد لضمان جودة المخرجات
- قيادة التحسين المستمر
لماذا تحتاج للاستعانة بشركة استشارات السياسات والإجراءات للشركات
تتمتع شركات استشارات إدارة الجودة بالخبرة لطرح الأسئلة وعمل الملاحظات المحددة لعمليات المؤسسة المعبرعنها في السياسات والإجراءات. حيث أن لديهم فن إنشاء الإجراءات الأساسية المناسبة لكل عملية أو قسم بالمؤسسة. تمتلك شركة الإدارة الدقيقة Accurate Management فريقًا لديه الخبرة في بناء وتصميم الإجراءات وفقًا لأهداف المؤسسة والامتثال لمعايير نظام إدارة الجودة في نفس الوقت.
نحن نضمن أن سياسات وإجراءات مؤسستك متوافقة مع لوائح وقوانين البلد المتواجد بها، وفعالة لمؤسستك ، وتعكس بشكل صحيح فلسفة العمل ، والممارسات ، والقيم والإجراءات الخاصة بمؤسستك وكذلك ضمان امتثال السياسات لمعاييرالأيزو ISO.
هدفنا هو تسهيل تطوير وتنفيذ العمليات التجارية ودعم الإجراءات التي تمكن عملائنا من تلبية متطلبات فعالة من حيث التكلفة ، وكذلك تسهيل تطوير وتنفيذ إجراءات العمل التي تعزز الإنتاجية وبيئة عمل فعالة من حيث التكلفة.
تسعى شركة الإدارة الدقيقةAccurate Management إلى الاستفادة من القدرات والموارد البشرية ودمجها لتحقيق حلول فعالة من حيث التكلفة لأعمالك.
فوائد خدمة استشارات السياسات والإجراءات للمؤسسات
فيما يلي بعض الأسباب الهامة:
- يمكن توثيق سياسات وممارسات وإجراءات المؤسسة في وثيقة مهنية وسهلة القراءة.
- يوفر مبادئ توجيهية لتيسير اتخاذ القرارات الحالية والمستقبلية.
- يساعد الموظفون الجدد على الفور فهم سياسات المؤسسة وإجراءاتها.
- تحتاج المؤسسة إلى طريقة موثقة للحفاظ على معاملات عادلة ومتسقة للموظفين.
- منذ توقيع الموظفين على كتيب الموظف. فتعتبر طريقة رائعة للحصول على توثيق يفيد بأن الموظف على دراية بالسياسات التنظيمية في حالة وجود شكوى.
- تعريف المصطلحات التي يمكن استخدامها كمرجع في تطوير وتنفيذ الإجراء.
- تعريف واضح لمسؤوليات المالك والمستخدم للسياسات والإجراءات.
تشمل خدمة استشارات السياسات والإجراءات من Accurate management
نحن في Accurate Management نساعد المؤسسات على بناء وتطوير إجراءات مطابقة و فعالة من خلال ما يلي:
- عقد اجتماعات مع الأشخاص المسؤولين بكل إدارة:
يقوم فريقنا بتنظيم وعقد اجتماعات مع الأشخاص المسؤولين في كل قسم في المؤسسة ، ووضع قائمة بالإجراءات اليومية والدورية بالإضافة إلى تحديد المسؤوليات والجداول الزمنية ذات الصلة.
- كتابة إجراءات مخصصة تتوافق مع معايير نظام إدارة الجودة:
بعد معرفة و توثيق جميع الخطوات والتفاصيل المطلوبة المتعلقة بكل إجراء ، يمكن لفريقنا تصميم الإجراء المطلوب في ضوء معايير إدارة الجودة ، ثم تحديد المسؤوليات والجداول الزمنية بطريقة منظمة وواضحة.
إن طريقتنا في كتابة الإجراءات طريقة شاملة وسهلة الفهم للجميع داخل المؤسسة ، مما يساعد أي شخص يقرأ الإجراءات يكون على معرفة بالمتطلبات دون الحاجة إلى شرح من الشخص المسؤول أو صاحب العملية.
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
يجب أن يكون لكل إجراء مخرجات محددة تلبي احتياجات العملاء بالإضافة إلى الامتثال لمعايير الجودة وكذلك تهدف إلى تحقيق الإستراتيجية والأهداف التنظيمية في نفس الوقت. لذلك ، يمكننا قياس كل ذلك من خلال تحديد عدد من مؤشرات الأداء الرئيسية لكل إجراء وتعيين النسبة المئوية للهدف المطلوب لكل مؤشر.
- بناء نظام التوثيق المطلوب
يجب أن يحتوي كل إجراء على وثائق محددة لاستخدامها في جميع مراحل تنفيذ الإجراءات والتي ستكون مهمة لإثبات تنفيذ مثل هذا الإجراء.
يتمتع فريقنا في الإدارة الدقيقة Accurate Management بالخبرة في تحديد قائمة النماذج والسجلات المطلوبة لكل إجراء وتحديد أوقات استخدامها بالإضافة إلى طريقة ومدة الاحتفاظ بها كدليل للتنفيذ.
سيكون استخدام وثائق بسيطة وقليلة أسهل وأكثر سهولة في الوصول لمستخدمي الإجراء وسيشجعهم على القيام بالتوثيق كما هو مطلوب.
- تدريب الموظفين على تنفيذ الإجراءات:
سوف نقدم تدريبًا شاملاً لموظفي المؤسسةحول كيفية بناء وفهم وتنفيذ الإجراء الذي سيكونون مسؤولين عنه. سيكون هذا مفيدًا جدًا للموظف المسؤول ليتم تشجيعه على تنفيذ نظام إدارة الجودة لأنه سيتم إطلاعهم خلال التدريب على أهمية القيام بذلك والفوائد التي ستعود عليهم عند تنفيذ الإجراءات كما هو مطلوب.
لماذا تختار Accurate management للاستشارات الإدارية
لأننا لدينا الخبرة في إعداد السياسات والإجراءات المتعلقة بأنظمة الجودة للمؤسسات في مختلف المجالات وبكلتا اللغتين العربية والإنجليزية ، حيث اننا نهتم بالتفاصيل الخاصة بكل إدارة في المؤسسة وهدفنا هو الوصول بالمؤسسات الى مطابقة نظام الجودة ممايؤدى أيضا الى نجاح شركتنا Accurate Management بالوصول الى هدفها بتطبيق نظام الجودة بالمؤسسة.
ما يميزنا هو إجراء خطة مراجعة دورية على السياسات والإجراءات المطبقة بالمؤسسة للتأكد من الأمتثال لها وكذلك الوقوف على نقاط التحسين المطلوبة بكل إجراء أو سياسة مما يجعلها ملائمة لأنشطة وعمليات المؤسسة ويجعلها أيضا وسيلة لتحقيق أهداف المؤسسة بصورة دقيقة وسريعة لأنه يتم وضعها ومتابعتها بطرق صحيحة منذ البداية وهذا ما يجعل المؤسسة تتقدم على المؤسسات الأخرى في وقت قصير وبكفاءة عالية.